Denetim Günlükleri: Başlangıç

Evet sevgili günlük, bugün seninlen denetim sürecini biraz “konuşuk etmek” istiyorum...

Bu konuyu belki biraz anlamsız olaraktan KİDEN'li  ve KİDEN'siz şeklinde ele almak mümkün...

İÇDEN'le (yeni adıyla KİDEN) birlikte denetim raporlarına, süreçlerine bir standart geldiği muhakkak. Bunu teslim etmek lazım.

Ammavelakin sistemin iç denetçiyi yoran bir tarafı da var: fazla kırtasiyecilik...

Denetim başlatma modülünün faal kişisi başkandır.

Başkan kişisi zaten hep en faal ve en yalnız adamdır ki bu başka bir yazının konusudur. 😛

Başkan ilk evvela “Denetim/Danışmanlık Seç” bölümünden başlatacağı denetimi seçer.

Bu arada bu bölüm oldukça dar bir görüntüye/arayüze sahiptir. Pek de user friendly olduğu söylenemez. Handiyse denetimi seçmeden önce ekranla bir müzakere yapmak gerekir. 😛

Neyse...

Denetimi seçtik.

Bitmedi.

Seçtiği denetime kapsam, amaç, yöntem ve hatta özel not girme görevi de başkandadır.

Bunlar öyle dile kolay gelir:

Kapsam...

Amaç...

Yöntem...

İnsan okuyunca üç kutucuk doldurulacak sanıyor.

Oysa özellikle amaç bölümü oldukça kapsamlı ve belki de analitik bir ön çalışmayı iktiza eder.

Kapsam nispeten kolaydır.

Yöntem ise maalesef çoğu zaman fazlasıyla basmakalıp geçiştirilir.

Ama amaç öyle değildir günlük...

Amaç yazarken adeta yeniden bir risk analizi yapılır. Olası sorunlar tahminlenmeye çalışılır. Nerede ne çıkabileceği düşünülür. Sürecin zayıf tarafları zihinden geçirilir.

Ve bütün bunlara göre amaç cümleleri yazılır.

Aslında bu basit bir iş değildir.

Hatta denetimin sonucunu bile bir ölçüde içinde barındırır.

Yani başkanın daha denetim başlamadan bir öngörüsü vardır.

Bu öngörü de gayet tabii hissi kable'l vuku olmayıp derin analizlerle elde edilmiştir. 😛

Yoksa;

“Kayıp ve kaçakların önlenmesi...”

yahut

“Terliksi hayvan koleksiyonunun geliştirilmesi...”

gibi bir amaç yazılamaz.

Yazılır da niye yazıldığı bilinmez günlük... 😛

Ayrıca amaçların mutlaka doğrudan ya da dolaylı olarak iç kontrol zemininde kurgulanması, oraya bir şekilde temas etmesi gerekir.

Ve tabii ki —bir gazete manşeti kadar olmasa da— çarpıcı olmalıdır.

Olmalıdır ki hem denetçinin hem de sonradan raporu okuyanın heyecanını canlı tutabilsin.

Çünkü kötü yazılmış bir denetim amacı daha denetim başlamadan insanı denetimden soğutabilir.

İlginin sürekliliğini sağlamanın bir diğer şartı da cümlenin kısa olmasıdır.

Uzun, yoğun, her şeyi içine almaya çalışan bir amaç öbeği hem sağlıklı değildir hem de sonunda neyin ölçüleceği belli olmaz.

Mesela:

“Tamamlanan laboratuvar inşaatının projeye uyumunu ve kullanıcı memnuniyetini değerlendirmek.”

Böyle bir amaç baştan sona sorunludur.

Projeye uyum başka şey...

Kullanıcı memnuniyeti başka...

Birinin kriteri başka, diğerinin ölçümü başka...

İkisini aynı torbaya koyduğunuz vakit amaç olmaktan çıkıp küçük çaplı kalkınma planına dönüşebilir. 😛

Üstelik fazla sayıda amacın karşılanamaması handikapı da söz konusudur.

Bu nedenle başkanın amaç yazarken iç denetçilerle mutlaka oturması; yazmak istediği amaçların sağlık derecesini, ölçülebilirliğini ve mümkün olup olmadığını konuşması gerekir.

Çünkü amaç başkanın olabilir ama denetimi sahada yapacak olan denetçidir.

Başkan masasında “ne güzel amaç yazdım beaa...” diye mesut otururken denetçi üç ay sonra o amacı nasıl karşılayacağını düşünüp duvara bakıyor olabilir. 😛

Bir de rehberlerden alınan ısmarlama cümleler var...

Onları amaç olarak kullanmak da bizim denetim gerçekliğimizle her zaman örtüşmeyeceğinden hata verir.

Çünkü başka bir kurum için yazılmış amaç cümlesini alıp kendi denetimimize yapıştırınca amaç yazmış olmuyoruz.

Sadece cümle taşımış oluyoruz.

Her kurumun riski başka, her sürecin derdi başka, her denetimin sorusu başka...

Belki de mesele tam burada günlük...

İÇDEN ekranında denetimi başlatmak kolay.

Denetimi seçiyorsun...

Kapsamı giriyorsun...

Amacı yazıyorsun...

Yöntemi belirliyorsun...

Ve bir tuşa basıyorsun.

Tık...

Denetim başladı.

Sistem öyle diyor en azından. 😛

Oysa gerçek denetim o tıktan çok önce başlamıştır.

Başkan süreci düşünürken...

Riskleri tartarken...

“Burada ne olabilir?” diye sorarken...

Amaç cümlesindeki bir kelimeyi silip ötekini koyarken...

Denetçiyle “bunu gerçekten ölçebilir miyiz?” diye tartışırken...

Yani günlük...

Denetim sistemde bir tıkla başlar belki...

Ama kafada bir tıkla başlamıyor.