Denetim Günlükleri: Açılış Toplantısı Candır

Bugün şeyi düşündüm sevgili günlük: Etkili bir açılış toplantısı nasıl olmalı?

Bazı duayenlerin:

“Bu formalite de boş değil mi ey günlük sahibi?”

diye sorduklarını duyar gibi oluyorum.

Ne var ki bu kez cevabım menfi olacak. Yani açılış toplantısı güzel ve önemli bir bi’şi.

Ne zaman yapılmalı?

Önce zamanlama meselesi…

Açılış toplantısı yapmadan önce iç denetçi, denetlenecek süreç hakkında epeyce bilgi sahibi olmalı. Ama bu bilgi öyle “malumat” seviyesinde kalmamalı.

Yani: “Konu komşunun dediğine bakılırsa bu süreçte bir şeyler var ammaaa… bakalım görcez…” tarzı, rahmetli Ali Şen replikleriyle hareket etmek olmaz 😁

Zaten bu bizim iç denetim felsefemize ters.

Biz ne yapacaktık efenim?

Değer katacağız

Geliştireceğiz

Sarıp sarmalayacağız

Şefkatli bir ana gibi koynumuzda büyüteceğiz 😋

Öyleyse önce süreç hakkında bilgi sahibi olacağız, sonra da kendimizi hazır hissettiğimiz bir zamanda toplantı için kapıyı çalacağız.

Eşref saat meselesi

Evet, bu çok önemli.

Eğer her saat denetim yapmaya uygun bir insan değilseniz, eşref saatinizi tespit etmeli ve toplantıyı ona göre yapmalısınız.

Bunun türlü yolları var:

• yükseleninize bakabilirsiniz
• Çin horoskopu üzerinden çıkarım yapabilirsiniz 😆

Bazısı kuaförden çıkınca, bazısı iyi bir masajdan sonra sahaya inmeye karar verir…

Süreç sahibine haber verme

Bu fasıl bittikten sonra süreç sahibine haber verilir. Genelde bu telle olur (bütçe uygulamalarındaki telle mezuniyetle karıştırmayalım lütfen; bu esprinin çok arkaik kaldığının farkındayım).

Sonra da ya sizin mekânda ya da onların mekânında belirlenen saatte toplantı yapılır.

Katılım meselesi

Katılım konusunda sayı açısından esnek olunabilir.

Süreç yöneticisi yanında:

• güvendiği
• dayandığı
• kader birliği ettiği

kişileri getirmek isteyecektir.

Bu makul karşılanmalıdır.

Gerçi bazen iş biraz “kalaba” olabiliyor… Bir denetimde neredeyse 20 kişi vardı. Sadece “merhaba” demek yarım saat sürmüştü 😄

Toplantının içeriği

Toplantıda:

• Neden burada olduğumuz (tabii Bing Bang’e kadar gitmeden)
• Ne istediğimiz
• Bizden beklentilerin ne olduğu

konuşulmalı.

Ayrıca:

• metodumuz
• iletişim şeklimiz

de/da anlatılmalı.

Terapik sapmalar

Süreç yöneticisi zaman zaman konudan uzaklaştırıcı başlıklar açabilir. Bunlar genelde:

birimlerinde yaşanan sorunlar

dert paylaşımı

şeklinde olur.

Terapik bir görevimiz de olduğunu düşünen biri olarak, bu tutumu anlayışla karşılamalıyız.

Ama çok da dağılmadan, ustalıkla tekrar konumuza dönmeliyiz.

Tutanak meselesi

Sonrasında şu meşhur açılış toplantısı tutanağı…

Olmalı mı, olmamalı mı?

Bence illa yazılı hale getirmek şart değil.

Çünkü:

• Her şeyi yazmak mümkün değil
• Yazılanlar genelde şablonik oluyor
• İmza atmak bazılarını ürkütebiliyor

Kapanış

Toplantı bittikten sonra: Eğer sizin mekândaysanız, misafirlerinizi kapıya kadar uğurlamak güzel bir davranıştır.

Sonuç

Böylelikle denetim:

• sağlıklı
• zinde
• empatik
• sonuç odaklı
• kaynaşma sağlayan

bir nefesle başlamış olur.

😄 Alternatif yöntem

Ha… bunu beğenmiyorsanız:

Yazdıklarımın hepsini unutup şöyle de başlayabilirsiniz:

“Oynatma kaşını gözünü komşum… Bundan sonra vatandaşa cart curt yok!”😄

---

#AuditHumor #DenetimGünlükleri #InternalAudit #KamuİçDenetimi #İletişim #Governance