denetim günlükleri: açılış toplantısı candır

bugün şeyi düşündüm günlük: etkili bir açılış toplantısı nasıl olmalı?.. bazı duayenlerin “bu formalite de boş değil mi ey günlük sahibi?.” diye sorduklarını duyar “gibin” oluyorum.. ne var ki bu kez cevabım menfi olacak.. yani açılış toplantısı güzel ve önemli bi şi.. peki ama nasıl olursa faideli olur?.. önce ne zaman yapmalı sorusuyla başlayabiliriz.. açılış toplantısı yapmadan önce iç denetçi denetlenecek süreç hakkında epeyce bir bilgi sahibi olmalı.. tabii bu bilginin malumat seviyesinde olmaması gerekir.. yani “konu komşunun dediğine bakılırsa bu süreçte bir şeyler var ammaaa.. bakalım görcez..” tarzı, rahmetli ali şenin replikleri gibi 😁bir yaklaşım hiç olmaz ki zaten bu bizim iç denetim felsefemize ters hani.. yani biz ne yapacaktık efenim değer katacağız, geliştireceğiz, sarıp sarmalayacağız, şefkatli bir ana gibi koynumuzda büyüteceğiz..😋 öyleyse ilk evvela süreç hakkında bilgi sahibi olmalı ondan sonra da kendimizi hazır hissettiğimiz bir zaman toplantı için süreç sahibinin (bu da ilginç bir tamlama ha) kapısını çalmalıyız.. evet bu çok önemlidir; eğer her saat denetim yapmaya uygun bir insan değilseniz, eşref saatinizi tespit etmeli ona göre açılış toplantısı yapmalısınız.. bunu tespit etmenin türlü yolları var.. misal yükseleninize bakabilir, çin horoskobunu kullanarak bir çıkarımda bulunabilirsiniz..😆 bazısı kuaförüne uğradıktan, ya da ne bileyim iyi bir masajdan sonra sahaya inmeye karar verir.. neyse bu fasıl bittikten sonra süreç sahibine haber verme aşaması gelir.. bu genel de telle olur (bütçe uygulamalarındaki telle mezuniyet verme kavramıyla karıştırmayalım lütfen).. sonra da ya sizin mekanınızda ya da süreç sahibinin orada belirlenen saatte toplantı yapma aşaması gelir.. toplantıya katılım hususunda sayı açısından yaaani esnek olunabilir.. sürecin yöneticisi yanında güvendiği, dayandığı, kader birliği ettiği kişileri de bulundurmak isteyecektir ki bu istek makul bulunmalıdır.. (gerçi bazen oldukça “kalaba” da olabiliyor.. misal bir denetimde nerdeyse 20 kişi falan vardı toplantıda.. ve sadece merhaba demek bile yarım saati bulmuştu..) ondan sonra neden burada olduğumuz (tabi bing bange kadar vardırmadan), ne istediğimiz anlatılmalı; bizden beklentilerin ne olduğu anlaşılmaya çalışılmalıdır.. yine bu bağlamda metodumuz, iletişim yöntemimiz filan da belirtilmelidir.. süreç yöneticisi zaman zaman bizi konudan uzaklaştırıcı konular da açabilir.. bunlar genellikle birimlerinde yaşanan bir dizi sorunla alakalı dert paylaşımı şeklindeki yakınmalardır.. terapik bir görevimizin de olduğunu düşünen biri olarak çok dağıtmadan bu tutumu anlayışla karşılamalı, ancak ustalıkla gene konumuza dönüş sağlayabilmeliyiz.. ardından da şu bizim olmalı olmamalı diye tartıştığımız açılış toplantısı tutanağı düzenlenerek –illa ki yazılı hale getirmek bence çok da şart değil; çünkü her konuşulanı yazmak sağlıklı olmayacağından yazılı metinler genelde şablonik ifadelerden öteye gidemiyor, ayrıca imza atmak nedense bazılarına biraz ürküntü verebiliyor- toplantıyı tamamlamalıyız.. bizim mekana geldilerse kendilerine çıkış kapısına kadar eşlik etmek güzel bir davranış olacaktır.. böylelikle denetimimiz sağlıklı, zinde, empatik, sonuç odaklı ve kaynaşmayı sağlayan bir nefesle başlamış olacaktır.. ha bunu beğenmiyorsanız o vakit yazdıklarımın hepsini unutarak “oynatma kaşını gözünü komşum.. bundan sonra vatandaşa cart curt yok..” diyerekten başlayabilirsiniz denetime…