Kum Bitti, Toplantı Bitmedi...

"Vakit nakittir...

Vakit, nakitten de kıymetlidir..."

Zamanın değerini vurgulayan böyle epey bir arka planımız bulunmakla birlikte, söylem-eylem birlikteliğimiz maalesef yok günlük!

En önemli zaman kayıplarımızdan biri ise...

Toplantılar...

Toplantı yönetimiyle ilgili püf noktaları anlatan çok sayıda kitap yazılmış durumda. Eğitimler veriliyor, teknikler anlatılıyor, yöntemler geliştiriliyor...

Buna rağmen saatlerce süren, gerekli gereksiz çok sayıda insanın katıldığı toplantılar yapmayı sürdürüyoruz.

Deneyimlerimden hareketle şunu kesinlikle söyleyebilirim ki günlük:

Bir iş yerinde toplantılar ne kadar uzun sürüyor ve ne kadar fazla katılımcı içeriyorsa, o toplantıdan bir cacık olmaz.

Bu gözler neler gördü...

Uzayan toplantılarda acıkıp çantasından çıkardığı elmasını kemirenler...

Sıkılıp şekerleme yapan ve bunu abartarak “haaaaa” şeklinde derin bir nefesle daldığı kuyudan çıkanlar...

“Benim burada ne işim var?” gibisinden etrafına garip garip gülücükler dağıtanlar...

Sıkılıp işi gırgıra vermek için ortamı fıkraya boğanlar...

(Travesti fıkrası bile dinlemişliğim var.)

Toplantı yani...

Kurumsal karar alma mekanizması...

😄

Oysa modern dünyada toplantılar konsept olarak oldukça farklılaşmış durumda.

Start-up girişimler mesela...

Yemeksepeti vb. şirketlerde, Google çalışma ortamına benzeşen oldukça etkili toplantı yönetimi örnekleri görüyoruz.

Büyük salonlarda yapılan toplantılar çok az sayıda.

Bunun yerine sadece konuyla ilgili üç-dört kişi bir araya geliyor.

Toplantılarını da bar konseptli, rahatsız —ve dolayısıyla çabuk karar almayı sağlayan— masa ve sandalyelerde yapıyorlar.

Çünkü insan rahat ederse...

Oturur.

Oturursa konuşur.

Konuşursa konu konuyu açar.

Konu konuyu açınca da...

Toplantı bitmez günlük.

Yine bir şirkette asansör toplantısı görmüştüm.

Asansörle ilgili bir diğer toplantı biçimi de kurum içi girişimcilere uygulanıyor.

Şöle ki...

Patronu asansörde yakalıyorsunuz.

Ve fikrinizi yolculuk bitmeden aktarıyorsunuz.

“Ee...”

“Üüü...”

“Şimdi şöyle efendim...”

“Esasen konuya biraz geriden bakmak lazım...”

yok.

Asansör çıkıyor çünkü.

Ya da iniyor.

Ve kapı açılacak.

Mesajını ver...

Bitir.

Bunun bir benzeri bir zamanlar Bloomberg'de yayımlanan Eye to Eye programında yer alıyordu.

Program konseptine göre London Eye'a —Londra'daki devasa dönme dolaba— binen bir iş insanı, bir tur tamamlanıncaya kadar mesajını kamuoyuna veriyordu.

Süre belli...

Mekân belli...

Bir tur atacaksın.

Derdi neyse anlatacaksın.

Bizden de bazı örnekler vermek mümkün.

Efsanevi üst yöneticilerimizden birinin masasında bir kum saati bulunduğunu ve her görüşmesinde beş dakikalık bu saati kullandığını dinlemiştim.

Görüşme başlıyor...

Kum saati dönüyor...

Kum bitiyor...

Görüşme de bitiyor.

Daha sonra bunu, toplantılardaki vakit kaybından şikâyet eden bir yöneticiye çözüm olarak önermiştim.

Kendisi de fikri sevmiş olacak ki kum saatleri alıp ilgililere hediye etmişti.

İşte dedim...

Çözdük bu işi.

Ama sonuç tahmin edileceği gibiydi günlük:

Kum saatleri masalarda süs olarak kaldı.

Buna karşılık “son ütücülük” bütün hızıyla devam etti.

Toplantılar uzadı...

Konuşmalar uzadı...

Son sözü söylemek isteyenler konuştu...

Onların söylediklerinin üzerine son sözü söylemek isteyenler de konuştu...

Sonra gerçekten son sözü söylemek isteyenler...

Ve böylece kum saatinin içindeki kum defalarca bitip yeniden çevrilebilecekken toplantılar sürdü gitti.

İşte o zaman anladım.

Mesele kum saati değilmiş.

Mesele masa değilmiş.

Asansör de değilmiş.

Toplantı tekniği hiç değilmiş.

Mesele kültürmüş.

Ve geliştirilen stratejilerin, o kültürü aşması sandığımızdan çok daha zormuş.

Ne demiş Peter Drucker'a atfedilen o meşhur söz:

“Kültür, stratejiyi kahvaltı niyetine yer.”

Kum saatini de herhalde...

Masada süs niyetine tutar günlük...